Outlookの「会議設定が楽になる」
便利機能をご紹介！
2025.02.25
複数人での会議のスケジューリングは、参加者のスケジュールを全て確認したり、空いている会議室を探したりしなければならず、とても時間がかかります。今回は、そんな時に便利なOutlookの機能をご紹介します。
新しいOutlook及びクラシック版Outlookでご利用可能な機能ですので、ぜひ皆様お試しください！
スケジュールアシスタントの使い方
スケジュールアシスタントを使用すると、出席者全員のスケジュールを一目で確認でき、最適な会議時間を簡単に見つけることができます。
1.新しい会議の作成
・Outlookを開き、カレンダーに移動します。
・［新しいイベント］をクリックし、会議の詳細を入力します。
2.スケジュールアシスタントの利用
・会議のウィンドウで［スケジュールアシスタント］タブを選択します。
3.出席者の空き時間を確認
・必須出席者、任意出席者、会議室を必要に応じて追加します。
・スケジュールアシスタントでは、出席者の空き時間がグリッド形式で表示されます。
・各出席者の空き時間を確認し、最適な会議時間を選択します。
4.会議の設定完了
・最適な時間と会議室を選んだら、会議の詳細を確認し、［送信］をクリックして出席者に招待状を送ります。
投票のスケジューリングの使い方
投票のスケジューリング機能を使用すると、主催者が提示した複数の候補日から、出席者が最適な日時を選べるようになります。
1.新しい会議の作成（主催者）
・Outlookを開き、カレンダーに移動します。
・［新しいイベント］をクリックし、会議の詳細を入力します。
2.投票のスケジューリングの起動（主催者）
・メールのリボンメニューから［投票のスケジューリング］をクリックします。
3.会議候補日時の検討（主催者）
・会議の所要時間を［期間］から選択します。
・会議の候補日を［日付］から選択し、候補時刻を全て選択し、［次へ］をクリックします。
4.投票オプションの選択と送信（主催者）
・［投票の設定を管理する］から投票オプションを選択し、送信します。
・投票オプションで［予定表に選択した時間を保持］を有効にすると、主催者のカレンダーにのみ［保持：MTG］という名前で予定が追加されます。
5.投票の実施（出席者）
・主催者から投票の依頼メールが届くので、投票します。
・希望の日時がない場合は、［別の時刻を提案］から提案できます。
6.投票結果の確認（主催者）
・出席者が投票すると、主催者へメールが届き、主催者は結果を確認できます。
・［投票の設定を管理する］にて、［出席者が合意した場合にスケジュールを設定］を有効にしていると、スケジュールが出席者に送られます。
まとめ
本記事では、スケジューリングの際に便利なOutlookの機能についてご説明させていただきました。
ピーエスシーではMicrosoft製品の利活用支援も行っておりますので、ご希望の場合はぜひお問合せください！
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