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Outlook&Teams活用術！時間外に連絡せざるを得ない場合の解決策。

2025.01.27

ハイブリッドな働き方が増え、メールやチャットでの連絡が増えているかと思いますが、定時以降の連絡や休暇中に連絡していませんか？本記事では、Outlook & Teamsで使える時間外での連絡が必要な場合におすすめの機能についてご紹介します。

目次

Outlook編

メールのスケジュール送信

定時後に急ぎではないメールを送信したい場合は、誰しもあると思います。その反面、定時後のメールは緊急連絡の可能性があるため、受信した相手は気になってしまいます。
そういった場合は、Outlookの『スケジュール送信機能』がおすすめです。

#使い方

1. [送信] ボタンのプルダウンメニューをクリックして [スケジュール送信] をクリックします

2. ［カスタム時間］から送信したい日付と時間を指定します

メールの自動応答

休暇中にメールを受信した場合、返信ができず、相手をお待たせしてしまったことは誰しも経験したことがあると思います。
自分が不在ですぐには返信できない場合、そのことを伝えるためにOutlookの『自動応答機能』を活用するのがおすすめです。

#設定方法

1. Outlookの [設定（歯車アイコン）] で [アカウント] ＞ [自動応答] の順にクリックします

2. メールを受信した際に自動で返信する自動応答を有効にします

#ポイント

  • 社内宛か社外宛でメッセージの内容を別々に設定可能
  • 社内からのメールにだけ自動応答を送信することも可能
    ⇒ [組織外に自動応答を送信する] のチェックを外してください。

#応用編

メールを作成する際、 ”自動応答の設定をしている社内のアドレス” を宛先に追加すると、下記のように自動応答のメッセージが表示されます。

相手が不在の期間を確認し『スケジュール送信機能』を使って相手の勤務時間内にメールが届くように送信することができるので、休暇の邪魔をする心配がありません。

Teams編

チャットのスケジュール送信

チャットでメッセージを送信したいけど、定時間際や相手が休暇中などでタイミングが合わず、チャットの送信を迷った経験は誰しもあるのではないでしょうか？
そんな時は、TeamsチャットメッセージをスケジュールできるTeamsの『メッセージのスケジュール送信機能』がおすすめです。

Teamsチャットのスケジュール送信方法

1. チャットでメッセージを作成し、[送信] アイコンを右クリックします
2．ポップアップ メニューから送信する日付と時刻を選択します
3．[スケジュールされた時刻に送信] ボタンをクリックします
4．[送信] アイコンをクリックします

まとめ

本記事では、Outlook & Teamsで使える時間外での連絡が必要な場合におすすめの機能についてご説明させていただきました。
ピーエスシーではMicrosoft製品の利活用支援を行っておりますので、OutlookやTeamsの利活用をご希望の場合はぜひお問合せください！

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