Teamsで共有したファイルはどこへ？OneDriveとSharePointとの関係性

Teamsで共有したファイル、実はOneDriveやSharePointに自動保存されていることはご存じでしたか？この仕組みを理解すれば、ファイル管理がぐっと楽になり、チーム作業もスムーズになります。この記事では、Teams・OneDrive・SharePointの連携の基本と、業務に役立つ活用方法をわかりやすくご紹介します。

Teams・OneDrive・SharePointの関係を理解しよう

▼OneDriveとSharePointの違いは？
OneDriveは個人のファイル保存・共有に使うクラウドストレージで、SharePointはチームや組織での情報共有やコラボレーションに特化したプラットフォームです。
OneDriveが「個人」中心、SharePointが「チーム・組織」中心という違いがあり、目的に応じて使い分けることが重要です。

▼Teamsでアップロードしたファイルはどこに保存される？
Teamsで共有したファイルの保存先は、共有方法によって異なります。チャットやグループチャットで共有したファイルは送信者のOneDriveに保存され、チームやチャネルで共有したファイルはチーム専用のSharePointサイトに保存されます。
つまり、Teamsはファイルにアクセスするための「見やすい窓口」であり、OneDriveやSharePointが「実際の保管庫」となっています。

▼チームごとにSharePointサイトが自動作成される！
Teamsで新しくチームを作成すると、専用のSharePointサイトが自動で作られます。その中のドキュメントライブラリには、Teamsのチャネルごとに対応するフォルダーが生成され、たとえば「一般」チャネルはSharePointの「一般」フォルダーに紐づきます。

▼権限はTeamsとSharePointで連動！
Teamsのメンバーは、そのままSharePointのアクセス権を持つユーザーになります。
メンバーの追加や削除も自動で同期されるため、二重管理の必要はありません。

▼共同編集が可能！
OneDriveおよびSharePointでは、複数のユーザーが同時にWord、Excel、PowerPointを開いて編集することが可能です。
編集内容は即座にクラウドに保存され、手動で上書き保存する必要はありません。

TeamsとSharePoint連携の基本操作手順

ここからは、Teamsのチームやチャネルと連携しているSharePoint上で、どこを見れば連携状況が確認できるのか、そして日常業務で活用するための基本操作手順をご紹介いたします。ぜひご自身のTeamsでも確認してみてください！

1．Teamsで対象のチームを開き、上部メニューの[ファイル]→[・・・]→[SharePointで開く]をクリックします。

2．ブラウザでSharePointサイトが開くので、[ドキュメント]→[General]をクリックします。

3．Teams内[ファイル]で表示されていたファイルと同じものが表示されます。フォルダーを作成する場合は、[新規]→[フォルダー] をクリックして作成します。

4．整理したフォルダー構成がTeamsにそのまま反映されます。

「バージョン履歴」の基本と活用法

Teamsで共有後OneDriveやSharePointに保存されたファイルは、その編集履歴も自動で管理されます。「バージョン履歴」機能を使えば、誰がいつ更新したかを確認でき、必要に応じて過去のバージョンに復元することも可能です。Word、Excel、PowerPointなどはもちろん、PDFや画像なども対象です。

▼確認手順
1．SharePoint上で対象のファイルを右クリックもしくは[・・・]をクリックし、[バージョン履歴]を選択します。（Teams上では表示されません）

2．過去のバージョン一覧が表示されるので、必要なバージョンを選んでプルダウン（▼）をクリックし、[復元]をクリックするとその状態に戻すことができます。

まとめ

本記事では、TeamsとOneDrive、SharePointでのファイル管理についてご紹介いたしました。
ピーエスシーではMicrosoft製品の利活用支援を行っておりますので、ご希望の場合はぜひお問合せください！

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